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AGB

§ 1 Geltungsbereich

  1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung der Software „Kima – Kitabelegungsplaner“ (nachfolgend „Kima“) und den Erwerb von Lizenzschlüsseln bei der Wi3e Digital UG (haftungsbeschränkt), Friedrich-Ebert-Straße 55, 42103 Wuppertal (nachfolgend „wir“).
  2. Kima richtet sich an Kindertageseinrichtungen und ihre Träger. Kunden sind Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbrauchern im Sinne von § 13 BGB bieten wir keine Lizenzen an; mit der Bestellung bestätigt der Kunde, dass er nicht als Verbraucher handelt.
  3. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht, es sei denn, wir stimmen ihnen ausdrücklich schriftlich zu.

§ 2 Leistungsbeschreibung

  1. Kima ist eine Webanwendung, die im Browser des Kunden läuft und unter der von uns bekanntgegebenen Adresse (derzeit app.kima-planer.de) bereitgestellt wird. Kima erstellt den tagesaktuellen Personal- und Belegungsplan einer Einrichtung, zeigt Unterbesetzung je Stunde an und schlägt Maßnahmen vor.
  2. Kima arbeitet „local-first“: Sämtliche vom Kunden eingegebenen Daten werden ausschließlich auf dem Gerät des Kunden gespeichert. Wir speichern, hosten oder sichern diese Daten nicht. Ein Datenaustausch zwischen Geräten findet nur durch den Kunden selbst (Export und Import der Sicherungsdatei) statt.
  3. Die von Kima angezeigten Hinweise und Vorschläge sind Rechenergebnisse auf Grundlage der vom Kunden eingegebenen Daten und Betreuungsschlüssel. Sie ersetzen weder die fachliche Entscheidung der Leitung noch die Prüfung der jeweils geltenden rechtlichen Vorgaben (z. B. Landesrecht zum Personalschlüssel). Verantwortlich für die eingegebenen Werte und die getroffenen Entscheidungen bleibt der Kunde.
  4. Wir entwickeln Kima weiter. Funktionsänderungen, die den Kernzweck nach Absatz 1 nicht beeinträchtigen, bleiben vorbehalten.

§ 3 Kostenlose Testphase

  1. Kima kann ohne Registrierung und ohne Angabe von Zahlungsdaten für 60 Tage ab erster Nutzung auf dem jeweiligen Gerät kostenlos und im vollen Funktionsumfang getestet werden.
  2. Mit der Testphase kommt kein entgeltlicher Vertrag zustande. Nach Ablauf der Testphase ist für die weitere Planung ein Lizenzschlüssel erforderlich; eingegebene Daten bleiben auf dem Gerät erhalten und können weiterhin eingesehen und exportiert werden.

§ 4 Vertragsschluss beim Lizenzkauf

  1. Lizenzschlüssel werden über unseren Lizenzserver (derzeit license.kima-planer.de) erworben. Die Darstellung der Lizenz dort ist kein verbindliches Angebot, sondern eine Aufforderung zur Bestellung.
  2. Mit dem Abschluss des Bestellvorgangs und der Zahlung gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt zustande, wenn wir die Zahlung bestätigen und den Lizenzschlüssel per E-Mail an die vom Kunden angegebene Adresse senden.
  3. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die angegebene E-Mail-Adresse erreichbar ist und der Lizenzschlüssel sicher aufbewahrt wird.

§ 5 Preise und Zahlung

  1. Es gilt der zum Zeitpunkt der Bestellung auf dem Lizenzserver angezeigte Preis. Alle Preise verstehen sich in Euro einschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Ein Einführungspreis gilt nur für das erste Lizenzjahr; eine Verlängerung erfolgt zum dann gültigen regulären Preis (derzeit 349 € je Einrichtung und Jahr).
  2. Die Zahlung erfolgt im Voraus für das gesamte Lizenzjahr über die vom Zahlungsdienstleister (Mollie B.V.) angebotenen Zahlungsarten. Eine Zahlung auf Rechnung ist nach vorheriger Vereinbarung möglich.
  3. Der Kunde erhält eine Rechnung per E-Mail.
  4. Die Zusatzfunktion Synchronisierung (§ 10a) kostet derzeit 99 € je Einrichtung und Lizenzjahr. Wird sie mit dem Lizenzkauf oder der Verlängerung gebucht, wird sie zusammen mit der Lizenz in einer Zahlung abgerechnet. Wird sie während eines laufenden Lizenzjahrs gebucht, berechnet sich der Preis anteilig: Jahrespreis × verbleibende Kalendertage der Lizenz (einschließlich des Buchungstags und des letzten Gültigkeitstags) ÷ Kalendertage der gesamten Lizenzlaufzeit, kaufmännisch auf volle Cent gerundet, mindestens jedoch 1,00 €. In den letzten 30 Tagen einer Lizenz kann die Zusatzfunktion nur zusammen mit der Verlängerung gebucht werden. Mit der Erstattung ihres Preises endet die Zusatzfunktion; die Lizenz bleibt davon unberührt.

§ 6 Lizenz

  1. Mit der Zahlung erhält der Kunde das einfache, nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, Kima für eine Kindertageseinrichtung (die im Lizenzschlüssel benannte Einrichtung) für die Dauer von zwölf Monaten ab Ausstellung zu nutzen.
  2. Innerhalb dieser Einrichtung darf Kima auf beliebig vielen Geräten genutzt werden; es gibt keine Installationsgrenze. Für jede weitere Einrichtung ist ein eigener Lizenzschlüssel erforderlich.
  3. Nicht gestattet ist insbesondere, den Lizenzschlüssel an andere Einrichtungen weiterzugeben, Kima Dritten entgeltlich zur Verfügung zu stellen, Schutzmechanismen zu umgehen oder die Software zu dekompilieren, soweit nicht § 69e UrhG dies ausnahmsweise erlaubt.
  4. Während der Lizenzlaufzeit sind Aktualisierungen von Kima im Preis enthalten.

§ 7 Lizenzprüfung und Verfügbarkeit

  1. Kima prüft einmal täglich online bei unserem Lizenzserver, ob der hinterlegte Lizenzschlüssel gültig ist. Dabei wird ausschließlich die Lizenz-ID übertragen (siehe Datenschutzerklärung). Bleibt die Prüfung über einen längeren Zeitraum (derzeit 30 Tage) ohne Erfolg, etwa weil das Gerät dauerhaft offline ist, wechselt Kima in einen Lesemodus, bis eine Prüfung gelingt.
  2. Wir bemühen uns um eine durchgehende Erreichbarkeit der Webanwendung und des Lizenzservers, schulden aber keine bestimmte Verfügbarkeit. Wartungsarbeiten kündigen wir nach Möglichkeit an. Da Kima nach dem Laden im Browser auch ohne Verbindung arbeitet, sind kurze Ausfälle für die laufende Planung in der Regel ohne Auswirkung.
  3. Kima setzt einen aktuellen Browser voraus. Welche Browser unterstützt werden, teilen wir auf der Website unter „So funktioniert's“ mit.

§ 8 Pflichten des Kunden, Datensicherung

  1. Da die Daten auf den Geräten des Kunden liegen, ist der Kunde allein für ihre Sicherung verantwortlich. Kima stellt dafür eine Exportfunktion bereit. Wir empfehlen eine regelmäßige Sicherung auf einem anderen Datenträger. Bei Verlust, Zurücksetzen oder Wechsel eines Geräts ohne Sicherung sind die Daten unwiederbringlich verloren. Das gilt auch, sofern der Kunde die Zusatzfunktion Synchronisierung gebucht hat (§ 10a): Sie gleicht die Geräte ab, ist aber keine Datensicherung; eine Änderung oder Löschung auf einem Gerät wird auf alle gekoppelten Geräte übertragen.
  2. Der Kunde ist für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Eingabe von Daten zu Kindern, Sorgeberechtigten und Beschäftigten in Kima verantwortlich. Ohne die Zusatzfunktion Synchronisierung haben wir keinen Zugriff auf diese Daten; insoweit findet keine Auftragsverarbeitung durch uns statt. Sofern der Kunde die Zusatzfunktion Synchronisierung gebucht hat (§ 10a), verarbeiten wir die synchronisierten Daten in seinem Auftrag nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
  3. Der Kunde schützt seine Geräte und, falls genutzt, das Verschlüsselungspasswort der App angemessen vor dem Zugriff Unbefugter. Ein vergessenes Verschlüsselungspasswort kann von uns nicht wiederhergestellt werden.

§ 9 Gewährleistung und Haftung

  1. Wir gewährleisten, dass Kima bei vertragsgemäßer Nutzung die in § 2 beschriebenen Funktionen im Wesentlichen erfüllt. Mängel zeigt der Kunde uns unverzüglich und nachvollziehbar an; wir beheben sie in angemessener Frist durch Aktualisierung der Webanwendung.
  2. Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen darf) ist unsere Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf den Lizenzpreis eines Jahres. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.
  3. Für den Verlust von Daten haften wir nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer, regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden (§ 8 Abs. 1) entstanden wäre.
  4. Wir haften nicht für Entscheidungen, die der Kunde auf Grundlage der von Kima angezeigten Vorschläge trifft (§ 2 Abs. 3).

§ 10 Laufzeit und Ende der Lizenz

  1. Die Lizenz läuft zwölf Monate ab Ausstellung des Schlüssels und endet automatisch. Sie verlängert sich nicht von selbst. Der Kunde kann vor oder nach Ablauf einen neuen Schlüssel erwerben; bei Erwerb vor Ablauf schließt die neue Laufzeit an die alte an.
  2. Nach Ablauf wechselt Kima in einen Lesemodus: Bestehende Daten bleiben auf dem Gerät einsehbar und exportierbar, neue Planungen sind erst mit einem gültigen Schlüssel wieder möglich.
  3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Bei einer von uns zu vertretenden dauerhaften Einstellung von Kima während der Laufzeit erstatten wir den Lizenzpreis anteilig für die verbleibende Laufzeit.

§ 10a Zusatzfunktion Synchronisierung

  1. Sofern wir sie anbieten, kann der Kunde zu einer Lizenz die Zusatzfunktion Synchronisierung buchen. Mit ihr gleichen die Geräte der lizenzierten Einrichtung ihre Daten über unseren Server ab. Abweichend von § 2 Abs. 2 werden die Daten dafür auf den Geräten Ende-zu-Ende-verschlüsselt und nur verschlüsselt auf unserem Server in Deutschland gespeichert. Den Schlüssel haben nur die Geräte des Kunden; wir können die Inhalte nicht lesen.
  2. Der Preis beträgt derzeit 99 € je Einrichtung und Lizenzjahr einschließlich Umsatzsteuer; es gilt der bei der Buchung angezeigte Preis. Die Zusatzfunktion kann mit dem Lizenzkauf, mit der Verlängerung oder während eines laufenden Lizenzjahrs gebucht werden; im letzten Fall wird der Preis anteilig für die verbleibende Laufzeit berechnet. Für Vertragsschluss und Zahlung gelten §§ 4 und 5 entsprechend.
  3. Die Zusatzfunktion läuft bis zum Ende der Lizenz, zu der sie gebucht wurde, und endet mit ihr automatisch; sie verlängert sich nicht von selbst. In der kostenlosen Testphase (§ 3) ist sie nicht enthalten.
  4. Mit der Buchung schließen die Parteien den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der die Verarbeitung der synchronisierten Daten regelt.
  5. Für die Verfügbarkeit des Servers gilt § 7 Abs. 2 entsprechend. Ohne Verbindung arbeitet Kima auf jedem Gerät weiter; die Geräte gleichen sich ab, sobald der Server wieder erreichbar ist.
  6. Endet die Zusatzfunktion oder die Lizenz, können die Geräte die Daten auf dem Server noch 30 Tage abrufen, aber nicht mehr ändern. Danach löschen wir die dort gespeicherten Daten vollständig. Die Daten auf den Geräten des Kunden bleiben erhalten.

§ 11 Widerruf

Lizenzen werden ausschließlich an Unternehmer, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen verkauft (§ 1 Abs. 2). Ein gesetzliches Widerrufsrecht besteht daher nicht.

§ 12 Datenschutz

Welche Daten wir beim Betrieb der Website, der App und des Lizenzservers verarbeiten, beschreibt unsere Datenschutzerklärung.

§ 13 Änderungen dieser AGB

Wir können diese AGB mit Wirkung für künftige Lizenzkäufe ändern. Für laufende Lizenzen gelten die bei Erwerb vereinbarten Bedingungen.

§ 14 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
  2. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag Wuppertal.
  3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Stand: November 2026